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三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用
也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開(kāi)Excel，軟件總是打開(kāi)了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問(wèn)題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績(jī)表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績(jī)表”，然后來(lái)到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績(jī)的比較以及“年級(jí)平均分”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績(jī)表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。
三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口
Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目(而Excel 2000只能容納12個(gè))。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來(lái)回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來(lái)說(shuō)，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來(lái)，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡(jiǎn)單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來(lái)，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來(lái)，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對(duì)話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對(duì)話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標(biāo)置于“請(qǐng)按新快捷鍵”對(duì)話框中，并按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合)，“關(guān)閉”對(duì)話框。現(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。
提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。
三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處
Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來(lái)源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過(guò)函數(shù)“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，數(shù)據(jù)來(lái)源有3個(gè)：C8、A2和C6。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在(圖25)。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)效或語(yǔ)法不當(dāng)?shù)脑�，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”按鈕來(lái)讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。 本新聞共 6頁(yè),當(dāng)前在第 5頁(yè) 1 2 3 4 5 6 |
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