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單位教務(wù)部門(mén)拿來(lái)Excel兩張工作表，要把“成績(jī)表”中成績(jī)列數(shù)據(jù)復(fù)制到“學(xué)生基本信息表”成績(jī)列中。我對(duì)照了兩個(gè)表，發(fā)現(xiàn)幾個(gè)難點(diǎn)。
(1) “學(xué)生基本信息表”的姓名與“成績(jī)表”中的姓名不一樣，“學(xué)生基本信息表”中的“王一”在“成績(jī)表”中為“ 王 一”，出現(xiàn)了全角或半角空格。
(2) “學(xué)生基本信息表”中王小平在“成績(jī)表”中無(wú)此人，即“學(xué)生基本信息表”的人數(shù)多于“成績(jī)表”的人數(shù)�！ �
(3) “成績(jī)表”中成績(jī)列為文本方式，且出現(xiàn)了全角數(shù)字。
(4) 每個(gè)表的數(shù)據(jù)為幾千條。如果對(duì)“成績(jī)表”中的姓名列進(jìn)行排序，把成績(jī)列進(jìn)行復(fù)制粘貼到“學(xué)生基本信息表”中的成績(jī)列，出現(xiàn)錯(cuò)位�！ �
我通過(guò)Excel函數(shù)SUBSTITUTE和LOOKUP來(lái)解決，將“學(xué)生基本信息表”和“成績(jī)表”進(jìn)行了一些修改，實(shí)現(xiàn)將“成績(jī)表”中的數(shù)據(jù)復(fù)制到“學(xué)生基本信息表”中，并且保持最終表格的清爽和數(shù)據(jù)的正確。
除去“成績(jī)表”中全角或半角空格
首先，我要解決的問(wèn)題是將“成績(jī)表”中姓名的空格去掉，讓“成績(jī)表”中的學(xué)生姓名顯示和“學(xué)生基本信息表”中的一樣。此時(shí)我利用替換公式SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，"半角空格 "，"")，"全角空格"，"")。在D2單元格輸入公式=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2，" "，"")，" "，"")，然后在整個(gè)D列復(fù)制公式。選擇D列數(shù)據(jù)→進(jìn)行復(fù)制，再選擇A列所有數(shù)據(jù)→選擇性粘貼→值和數(shù)字格式。
轉(zhuǎn)化“成績(jī)表”中成績(jī)列為數(shù)字
刪除了空格，下面的工作就是將“成績(jī)表”中的數(shù)字規(guī)范為半角形式。同樣利用函數(shù)SUBSTITUTE。在E2單元格輸入公式=(SUBSTITUTE(C2，"。"，"."))*1，其中SUBSTITUTE(C2，"。"，".")表示句號(hào)“�！鞭D(zhuǎn)化為點(diǎn)號(hào)“.”，“*1”表示轉(zhuǎn)化為數(shù)字。然后在E列復(fù)制公式。同樣進(jìn)行選擇性粘貼。選擇E列數(shù)據(jù)→進(jìn)行復(fù)制，再選擇C列所有數(shù)據(jù)→選擇性粘貼→值和數(shù)字格式。刪除“成績(jī)表”中D列、E列。
復(fù)制“成績(jī)表”中數(shù)據(jù)到“學(xué)生基本信息表”
最后一步就是復(fù)制“成績(jī)表”中的數(shù)據(jù)到“學(xué)生基本信息表”了，但是我們不能簡(jiǎn)單地利用復(fù)制粘貼來(lái)實(shí)現(xiàn)，因?yàn)槲覀兊倪@個(gè)具體案例中包含沒(méi)有成績(jī)的同學(xué)，所以為了數(shù)據(jù)的正確性，我們知道查詢(xún)函數(shù)LOOKUP有一個(gè)特性就是在查詢(xún)結(jié)束后會(huì)在指定的區(qū)域返回查詢(xún)結(jié)果，我就用它來(lái)達(dá)到復(fù)制“成績(jī)表”中數(shù)據(jù)的效果�！ �
其語(yǔ)法為L(zhǎng)OOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)。其中Lookup_value為要查找的數(shù)值，Lookup_vector為只包含一行或一列的區(qū)域，且必須按升序排列，否則要返回錯(cuò)誤，Result_vector 返回只包含一行或一列的區(qū)域�！ �
如果函數(shù)LOOKUP找不到lookup_value，則查找lookup_vector中小于或等于lookup_value的最大數(shù)值，如果lookup_value 小于lookup_vector 中的最小值，函數(shù)LOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A，利用這個(gè)特性，我們把公式改為=LOOKUP(1，0/(條件)，引用區(qū)域)，條件——產(chǎn)生的是邏輯值True、False數(shù)組，0/True=0，0/false=#DIV0!，即Lookup的第2參數(shù)便是由0、#DIV0!組成的數(shù)組(都比1小)，如果找到滿(mǎn)足條件，就返回對(duì)應(yīng)行引用區(qū)域的值;如果沒(méi)有找到滿(mǎn)足條件的記錄則返回#N/A錯(cuò)誤，從而實(shí)行精確查找�！ �
在“學(xué)生基本信息表”中D2輸入公式=LOOKUP(1，0/(成績(jī)表!A$2:A$5=B2)，成績(jī)表!C$2:C$5)。在沒(méi)找到數(shù)據(jù)的一欄出現(xiàn)了#N/A，影響了表格的美觀。稍微改進(jìn)一下，利用ISNA函數(shù)判斷是否為#N/A，如果是，設(shè)置為空�！ �
因此在D2輸入公式=IF(ISNA(LOOKUP(1，0/(成績(jī)表!A$2:A$5=B2)，成績(jī)表!C$2:C$5))，""，LOOKUP(1，0/(成績(jī)表!A$2:A$5=B2)，成績(jī)表!C$2:C$5))，這樣#N/A不會(huì)出現(xiàn)在單元格中。最后在D列進(jìn)行公式復(fù)制即可。 |
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