日常辦公中人人都離不開報表，但如何將報表做得既準(zhǔn)確又易讀卻不是人人都可以的。如果你正在使用Excel 2007，那么制作一張"有聲有色"的報表則非常輕松！如下圖所示，筆者將結(jié)合一個實(shí)例來進(jìn)行講解。
上圖是一單位的成本報表，數(shù)據(jù)煩瑣枯燥，且批次間差別很小，一旦輸入錯誤查找起來非常困難。如果報表能夠自動讀出來，不但核對方便，也可大大提高輸入的準(zhǔn)確率；另外，主管部門主要關(guān)注的是成本是否超過了80，如果超過80的批次能夠自動變色，該報表的可讀性將大大提高！事實(shí)上，圖1所展示的報表就具備了這兩項(xiàng)功能。
如何有聲
對于經(jīng)常用Excel編制報表的朋友來說，核對是一項(xiàng)枯燥而煩瑣的事，針對這種情況，Excel 2007集成了語音校對功能，它可以讓我們看原來紙張上的數(shù)據(jù)，再與Excel的語音功能讀出的內(nèi)容進(jìn)行校核，非常方便。
添加表格聲音
1、在Excel 2007的主界面中，右擊功能標(biāo)簽，執(zhí)行"自定義快速訪問工具欄"命令。
2、切換到"自定義"標(biāo)簽，將"從下列位置選擇命令"設(shè)置為"不在命令區(qū)中的命令"。
3、在下拉列表中找到并雙擊"按Enter開始朗讀單元格"一項(xiàng)，將其添加到快速訪問工具欄中，如圖2所示。
4、點(diǎn)擊"確定"按鈕，完成語音校對功能的設(shè)置。
等上述設(shè)置全部完成之后，我們就可以體會到語音校對的威力了。它的啟動非常簡單，只要我們點(diǎn)擊快速訪問欄中的"語音校對"按鈕即可。而伴隨著語音校對的啟動，我們只要在單元格中輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，并擊打回車，系統(tǒng)便會自動將其讀出。這樣，當(dāng)我們再核對數(shù)據(jù)時出錯的機(jī)率也就隨之大大降低了。需要提示的是，Excel的語音核對功能只對2000以上及XP版本才具有！
如何有色
讓超過上限的數(shù)據(jù)自動變色，在Excel 2007中制作這樣的報表是非常簡單的，只需你按以下步驟來做：
自動根據(jù)數(shù)據(jù)，顯示不同顏色
1、在"開始"彩單下選"條件格式"中的管理規(guī)則；在"新建格式"的界面中選"只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)計格式"；
2、依次選"單元格值"、"大于或等于"，并輸入80；
3、再點(diǎn)"字體"中選擇合適的顏色，如紅色；然后再按上述的方法依次在"合計"一列中操作。
這樣一批數(shù)據(jù)在不同范圍下以不同格式顯示的效果就表現(xiàn)出來了，不僅色彩分明，而且數(shù)據(jù)結(jié)果可讀性也強(qiáng)。
看過之后是不是覺得很簡單啊，其實(shí)，工作本來就是難了不會，會了不難。工作有什么困難可及時到軟件頻道看看，沒準(zhǔn)真就有個小技巧讓你事半功倍呢！
