日常辦公中人人都離不開(kāi)報(bào)表，但如何將報(bào)表做得既準(zhǔn)確又易讀卻不是人人都可以的。如果你正在使用Excel 2007，那么制作一張"有聲有色"的報(bào)表則非常輕松！如下圖所示，筆者將結(jié)合一個(gè)實(shí)例來(lái)進(jìn)行講解。
上圖是一單位的成本報(bào)表，數(shù)據(jù)煩瑣枯燥，且批次間差別很小，一旦輸入錯(cuò)誤查找起來(lái)非常困難。如果報(bào)表能夠自動(dòng)讀出來(lái)，不但核對(duì)方便，也可大大提高輸入的準(zhǔn)確率；另外，主管部門(mén)主要關(guān)注的是成本是否超過(guò)了80，如果超過(guò)80的批次能夠自動(dòng)變色，該報(bào)表的可讀性將大大提高！事實(shí)上，圖1所展示的報(bào)表就具備了這兩項(xiàng)功能。
如何有聲
對(duì)于經(jīng)常用Excel編制報(bào)表的朋友來(lái)說(shuō)，核對(duì)是一項(xiàng)枯燥而煩瑣的事，針對(duì)這種情況，Excel 2007集成了語(yǔ)音校對(duì)功能，它可以讓我們看原來(lái)紙張上的數(shù)據(jù)，再與Excel的語(yǔ)音功能讀出的內(nèi)容進(jìn)行校核，非常方便。
添加表格聲音
1、在Excel 2007的主界面中，右擊功能標(biāo)簽，執(zhí)行"自定義快速訪問(wèn)工具欄"命令。
2、切換到"自定義"標(biāo)簽，將"從下列位置選擇命令"設(shè)置為"不在命令區(qū)中的命令"。
3、在下拉列表中找到并雙擊"按Enter開(kāi)始朗讀單元格"一項(xiàng)，將其添加到快速訪問(wèn)工具欄中，如圖2所示。
4、點(diǎn)擊"確定"按鈕，完成語(yǔ)音校對(duì)功能的設(shè)置。
等上述設(shè)置全部完成之后，我們就可以體會(huì)到語(yǔ)音校對(duì)的威力了。它的啟動(dòng)非常簡(jiǎn)單，只要我們點(diǎn)擊快速訪問(wèn)欄中的"語(yǔ)音校對(duì)"按鈕即可。而伴隨著語(yǔ)音校對(duì)的啟動(dòng)，我們只要在單元格中輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，并擊打回車(chē)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)將其讀出。這樣，當(dāng)我們?cè)俸藢?duì)數(shù)據(jù)時(shí)出錯(cuò)的機(jī)率也就隨之大大降低了。需要提示的是，Excel的語(yǔ)音核對(duì)功能只對(duì)2000以上及XP版本才具有！
如何有色
讓超過(guò)上限的數(shù)據(jù)自動(dòng)變色，在Excel 2007中制作這樣的報(bào)表是非常簡(jiǎn)單的，只需你按以下步驟來(lái)做：
自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)，顯示不同顏色
1、在"開(kāi)始"彩單下選"條件格式"中的管理規(guī)則；在"新建格式"的界面中選"只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)計(jì)格式"；
2、依次選"單元格值"、"大于或等于"，并輸入80；
3、再點(diǎn)"字體"中選擇合適的顏色，如紅色；然后再按上述的方法依次在"合計(jì)"一列中操作。
這樣一批數(shù)據(jù)在不同范圍下以不同格式顯示的效果就表現(xiàn)出來(lái)了，不僅色彩分明，而且數(shù)據(jù)結(jié)果可讀性也強(qiáng)。
看過(guò)之后是不是覺(jué)得很簡(jiǎn)單啊，其實(shí)，工作本來(lái)就是難了不會(huì)，會(huì)了不難。工作有什么困難可及時(shí)到軟件頻道看看，沒(méi)準(zhǔn)真就有個(gè)小技巧讓你事半功倍呢！
