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2.匯總修訂
把“D:\2010總結(jié)報告\”文件夾下的6個子文檔按分工發(fā)給6個人進(jìn)行編輯，記住交代他們不能改文件名。等大家編輯好各自的文檔發(fā)回后，我們再把這些文檔復(fù)制粘貼到“D:\2010總結(jié)報告\”文件夾下覆蓋同名文件，即可完成匯總。
現(xiàn)在打開主文檔“2010總結(jié)報告.DOCX”，你會看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接。我們得先切換到大綱視圖，在“大綱”選項(xiàng)卡中單擊“展開子文檔”才能顯示各新子文檔內(nèi)容�，F(xiàn)在的主文檔已經(jīng)是編輯匯總好的總結(jié)報告了，你可以直接在文檔中進(jìn)行修改、批注，修改的內(nèi)容、修訂記錄和批注都會同時保存到對應(yīng)子文檔中�！ �
主文檔修改完成后先保存一下，再把“D:\2010總結(jié)報告\”文件夾下的子文檔重新發(fā)回給對應(yīng)的人，大家就可以按修訂、批注內(nèi)容進(jìn)行修改完善了。重復(fù)此步驟直到總結(jié)報告最終完成。
3.轉(zhuǎn)成普通文檔
總結(jié)報告完成后得交給老板審閱，考慮到主文檔打開時不會自動顯示內(nèi)容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此我們還需要把編輯好的主文檔轉(zhuǎn)成一個普通文檔再上交老板審閱。
打開主文檔“2010總結(jié)報告.DOCX”，在大綱視圖下單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“展開子文檔”以完整顯示所有子文檔內(nèi)容。再按Ctrl+A鍵全選所有顯示的子文檔內(nèi)容，單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)，單擊“取消鏈接”即可。最后單擊“Office”按鈕選擇“另存為/Word文檔”，命名另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以后再編輯可能還用得到。
事實(shí)上，在Word中單擊“插入”選項(xiàng)卡的“對象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫的文檔，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進(jìn)行的格式設(shè)置、修改、修訂等等內(nèi)容都能自動同步到對應(yīng)子文檔中，這一點(diǎn)在需要重復(fù)修改、拆分、合并時特別重要。 |
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