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本文主要講述如何巧妙應(yīng)用Word2010軟件的主控文檔功能，輕松完成多人協(xié)同文檔編輯工作。
企業(yè)的年終總結(jié)報告通常要涉及多個專業(yè)而且篇幅也比較長，因此往往需要由幾個人共同編寫才能完成。協(xié)同工作是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，我們需要有一個可以輕松搞定重復(fù)拆分、合并主文檔的技巧。
Word 2010在大綱視圖下的主控文檔功能正好可以解決這個難題。下面我們一個實例來講解協(xié)同編輯具體的操作步驟，這個總結(jié)報告包含開頭總述、財務(wù)情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結(jié)拆6個文檔。
1.快速拆分
先用Word 2010打開總結(jié)報告提綱，選中總結(jié)報告的總標(biāo)題“2010年度企業(yè)總結(jié)報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選擇“標(biāo)題”，把它設(shè)置為標(biāo)題樣式。同樣分別把財務(wù)情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結(jié)5部分的首行標(biāo)題都設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式。當(dāng)然如果你的總結(jié)報告本來就已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)標(biāo)題樣式這一步就可以省了。
現(xiàn)在單擊Word窗口下狀態(tài)欄右側(cè)的“大綱視圖”圖標(biāo)切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項卡的“主控文檔”區(qū)域中單擊“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文檔”區(qū)域的“創(chuàng)建”圖標(biāo)，即可把文檔拆分成6個子文檔，系統(tǒng)會將拆分開的6個子文檔內(nèi)容分別用框線圍起來�！ �
最后把文檔命名為“2010總結(jié)報告.DOCX”保存到一個單獨(dú)的文件夾(D:\2010總結(jié)報告)后退出，保存時Word會同時在該文件夾中創(chuàng)建2010年度企業(yè)總結(jié)報告.DOCX、財務(wù)情況.DOCX、公司業(yè)績.DOCX等6個子文檔分別保存拆分的6部分內(nèi)容。
自動拆分以設(shè)置了標(biāo)題、標(biāo)題1樣式的標(biāo)題文字做為拆分點，并默認(rèn)以首行標(biāo)題作為子文檔名稱。若想自定義子文檔名，可在第一次保存主文檔前，雙擊框線左上角的圖標(biāo)打開子文檔，在打開的Word窗口中單擊“保存”即可自由命名保存子文檔。在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動了，否則主文檔會因找不到子文檔而無法顯示。 |
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