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企業(yè)如何安全高效地使用垃圾郵件過濾器，這是反垃圾軟件廠商不愿意談的事實(shí)：現(xiàn)實(shí)中，反垃圾郵件產(chǎn)品往往錯(cuò)誤地盯住合法的電子郵件。
大多數(shù)反垃圾郵件專家承認(rèn)，所有的反垃圾郵件工具偶爾都會(huì)把合法的電子郵件標(biāo)記為垃圾郵件，并且從收件人的查看窗口中刪除這個(gè)信息。這種現(xiàn)象稱作“錯(cuò)報(bào)”。
同醫(yī)學(xué)上的誤診一樣，錯(cuò)報(bào)給人們帶來(lái)了更多的不方便。合法的電子郵件永遠(yuǎn)不能發(fā)送到指定的收件人很容易引起混亂、憤怒、浪費(fèi)時(shí)間、傷害感情、漏掉重要信息。更重要的是這樣會(huì)使企業(yè)交易不能完成。反垃圾郵件廠商一般都許諾準(zhǔn)確率將超過99%。然而，企業(yè)的財(cái)務(wù)越來(lái)越多的與電子郵件服務(wù)聯(lián)系在一起，垃圾郵件過濾器的準(zhǔn)確率的有效性不到100%會(huì)有嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)。
在抵押和銀行等某些行業(yè)的業(yè)務(wù)特別容易受到錯(cuò)報(bào)的傷害，因?yàn)橛性S多垃圾郵件信息與抵押和金融有關(guān)的計(jì)劃有關(guān)。因此，許多使用反垃圾郵件技術(shù)的企業(yè)都會(huì)遇到至少有一些合法的信息被不正確的分類為垃圾郵件的現(xiàn)象。
你應(yīng)該做什么？
在一個(gè)完美的世界，不需要使用垃圾郵件過濾器。然而，Barracuda Networks公司2007年發(fā)表的一篇研究報(bào)告顯示，目前95%以上的電子郵件是垃圾郵件。因此，某些類型的反垃圾郵件技術(shù)顯然是很必要的。運(yùn)行一家公司的沒有反垃圾郵件過濾器的電子郵件系統(tǒng)會(huì)迫使員工浪費(fèi)寶貴的時(shí)間在大量的垃圾郵件中尋找有用的商務(wù)電子郵件。對(duì)于許多公司來(lái)說(shuō)，這和丟失有用的電子郵件一樣是不可接受的。
IT專家網(wǎng)發(fā)現(xiàn)有可能在減少丟失合法的電子郵件的同時(shí)使用垃圾郵件過濾器。下面是你的公司可以采取的一些步驟。
比較產(chǎn)品，所有的反垃圾郵件過濾器都是不同的。一些產(chǎn)品在區(qū)分垃圾郵件方面會(huì)比另一些產(chǎn)品好得多。要認(rèn)真閱讀競(jìng)爭(zhēng)的產(chǎn)品的測(cè)評(píng)，看哪一種產(chǎn)品和服務(wù)提供的過濾成功率最高。
客戶化過濾器，大約所有的反垃圾郵件應(yīng)用程序都允許管理員調(diào)整系統(tǒng)設(shè)置以最大限度地提高效率。然而，垃圾郵件過濾器的調(diào)整更像是一種藝術(shù)，而不是一種科學(xué)。重要的是要考慮引起反垃圾郵件過濾器把合法電子郵件標(biāo)記為垃圾郵件的一些詞匯和條件。例如，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)使用的垃圾郵件過濾器中，當(dāng)詞匯“breast”(胸部)后面跟一個(gè)詞匯“cancer”“癌癥”的時(shí)候就不能封鎖這樣的信息。要最大限度地提高垃圾郵件過濾器的效率，需要做許多工作來(lái)調(diào)整這個(gè)垃圾郵件過濾器。
使用白名單功能，白名單允許來(lái)自可信賴的發(fā)件人的電子郵件直接通過垃圾郵件過濾器，即使其電子郵件違反過濾器的設(shè)置也允許通過。尋找一個(gè)允許用戶自己建立和管理白名單的反垃圾郵件過濾器，然后向人們演示如何使用這個(gè)有價(jià)值的功能。
保護(hù)員工的電子郵件地址，如果你的員工的電子郵件地址不在網(wǎng)絡(luò)上到處傳播的話，你就不會(huì)收到那樣多的垃圾郵件。垃圾郵件機(jī)器人能夠在網(wǎng)絡(luò)上搜集電子郵件地址并且把這些地址轉(zhuǎn)給垃圾郵件制造者。要制定一個(gè)公司政策，禁止員工把包含公司域名的電子郵件地址發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)公告欄、社交網(wǎng)絡(luò)和類似的網(wǎng)站。有些企業(yè)把這種做法提高到更高的水平，從企業(yè)網(wǎng)站中取消所有的員工的地址，把網(wǎng)頁(yè)觀看者的咨詢轉(zhuǎn)到“info@ ...”、“sales@ ...”和“support@...”等具體的和通用的地址。
鼓勵(lì)最終用戶檢查垃圾郵件文件夾，大多數(shù)反垃圾郵件應(yīng)用程序都把標(biāo)記為垃圾郵件的電子郵件放在一個(gè)名為“垃圾郵件”的文件夾。提醒員工，如果預(yù)計(jì)發(fā)過來(lái)的重要的電子郵件沒有收到，趕快檢查一下垃圾郵件信箱也許是一個(gè)好主意。
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