大家在使用Word的過程中可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，Word保存同樣大小的一篇文檔所花費(fèi)的時間并不一樣，而兩篇字符數(shù)相同的文檔所占用的磁盤空間也可能有大有小，這些差別在某些情況下還非常明顯。這是怎么回事呢？
原來Word有兩種不同的文檔保存方式——“快速保存”和“完全保存”，它們之間存在著很大的差別，正是由于這些差別，才導(dǎo)致了上述的情況的發(fā)展，那么這兩種保存方式之間到底有哪些不同呢？它們各自又更適合什么樣的使用范圍呢？
Word采用“快速保存”方式保存文檔時，它并不是將文檔中的現(xiàn)有內(nèi)容一次性寫到硬盤上，而僅僅是將用戶本次對文檔所作的修改添加到磁盤上原有的文件中。也就是說，此時磁盤上的文件由修改前的信息和用戶所作的修改兩部分內(nèi)容共同組成。由于用戶每次執(zhí)行存盤操作時，Word僅僅將本次修改的信息保存到保存到磁盤上，這樣存盤速度就非�？�，但占用的磁盤空間也就相應(yīng)的大一些。
Word在采用“完全保存”方式保存文檔時，則是將文檔中的現(xiàn)有內(nèi)容作為一個整體寫入到磁盤的文件中。此時磁盤殤的文件僅由修改后的信息所構(gòu)成，而不再包括其它內(nèi)容，所以采用 “完全保存”方式所生成的文檔要比采用“快速保存”方式所生成的文檔要小一些，但由于一次性寫到磁盤上的內(nèi)容比“快速保存”要多，故存盤速度相應(yīng)要慢一些。
由此可見，Word的“快速保存”方式可以節(jié)省存盤時間，但要浪費(fèi)一定的磁盤空間，而“完全保存”則正好相反，廣大用戶可根據(jù)自己的實際情況選擇合適的保存方式。不過在通常情況下，我們可以采用快速存盤方式以加快存盤速度，而在必要時再采用完全保存方式，例如保存?zhèn)�人簡歷表格時要保證數(shù)據(jù)的安全，則必須存完整的文檔信息。其中在出現(xiàn)下述情況時應(yīng)采用完全保存方式：
·在與他人共享文檔時；
·在完成某個文檔上的工作并最后保存文檔時；
·在進(jìn)行一個需要使用大量內(nèi)存的工作前(如搜索文字或編撰索引)
·在向另一個程序轉(zhuǎn)移文檔文本之前；
·在將文檔轉(zhuǎn)換為其他的文件格式之前；
·通過網(wǎng)絡(luò)處理的文檔，必須采用“完全保存”方式(快速保存無法在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行)。
在缺省情況下，Word采用的是快速保存方式，提醒大家用戶若已改為完全保存方式，則應(yīng)執(zhí)行如下步驟(用戶所作的修改對所有的word文檔同樣有效)：
1.執(zhí)行“工具”菜單中的“選項”命令；
2.單擊選項對話框中的“保存”選項卡；
3.清除“快速保存”復(fù)選框；
4.單擊“確定”。
另外，Word的保留備份功能只能采用完全保存方式，某用戶以前若采用的是快速保存方式保存文檔，當(dāng)其選擇了保留備份功能后，Word將自動改為完全保存方式(要利用Word自動給文檔保留備，可執(zhí)行“工具”菜中的“選項”命令，然后在“保存”選項卡中復(fù)選“保留備份”選項)。
