在日常生活中對某個文檔進行編輯時，經(jīng)常需要多次修改方可以定案，而且在修改的過程中可能要參考以前舊的內(nèi)容，對于這種情況我們該如何避免不同修改版本之間的沖突呢？一般普通用戶會選擇使用“另存為”來解決，每修改一次后可以打開“文件”菜單下的“另存為”命令，將修改后的文檔根據(jù)修改的內(nèi)容或日期進行命名，但是這樣最終會生成多個文件，占用著空間，而且管理上也很容易出現(xiàn)混亂。其實我們可以使用“版本”功能來解決這個問題。
我們知道，各種軟件在其發(fā)布之后，一般都會發(fā)布其升級版本，以便于對錯誤進行修改、在功能上進行增強等。而我們對于文檔來說同樣可以借鑒這樣的思路，將修改的文檔只保存為一個文件，但是有多個版本可以選擇，下面我們就一起來看看他們到底是怎么做的。
首先打開要編輯的源文檔，在正式修改之前先打開“文件”菜單，選擇“版本”命令，在打開的窗口中單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，這樣會打開“保存版本”窗口，在“版本備注”中輸入該版本編輯的時間和一些內(nèi)容要點，編輯完畢單擊“確定”按鈕（如圖1），這樣會自動保存該版本。
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圖1
現(xiàn)在我們就可以將打開的源文檔根據(jù)自己的需要進行任意編輯與修改了。在修改完畢我們只要再次運行“文件”菜單中的“版本”命令，然后單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，輸入編輯好的文檔備份并單擊“確定”按鈕返回，然后我們只要單擊工具欄上的“保存”按鈕即可。
當我們要打開未修改的版本，或者不同版本之間要進行比較時，只要像普通文件一樣打開保存的文檔后，然后再打開“文件”菜單下的“版本”命令，在窗口中我們可以看到“原有版本”列表中保存了我們以往保存的各個版本（如圖2），此時只要選中最初保存的版本并單擊“打開”按鈕，這樣即會再打開一個Word窗口并且和當前的版本平鋪在屏幕上，以便于用戶進行比較。
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圖2
怎么樣，使用這樣的版本功能是不是圓滿的完成任務了。
